Arbetsflöden

Ett arbetsflöde är en visuell karta över din konversation. I stället för att lita på att din Finn ställer rätt frågor i rätt ordning ritar du upp flödet – som ett flödesschema – och din Finn följer det.

Ärligt talat: de flesta behöver inte arbetsflöden. I 80 % av användningsfallen fungerar friformsläget (bara en bra identitet, stil och kunskapsbas) bättre och är mycket enklare att underhålla. Bygg bara ett arbetsflöde om du har ett verkligt skäl att framtvinga en viss ordning eller förgrening.

Du märker att du behöver ett när: du gång på gång säger till din Finn att "du måste göra X innan Y" och den fortsätter göra fel. Eller när ett efterlevnadsmanus måste läsas upp ordagrant. Eller när konversationen har tydliga beslutspunkter ("om de säger A, gör detta; om de säger B, gör det där").

Ett verkligt exempel för att göra det konkret

Tänk dig att du bygger en Finn för mottagning på en akutmottagning. Konversationen måste göra följande, i den här ordningen:

1. Hälsa på den som ringer och bekräfta att det rör ett verkligt medicinskt ärende (inte ett testsamtal från oss).
2. Fråga efter namn och födelsedatum.
3. Fråga vilka symtom personen har.
4. Fråga hur allvarliga symtomen är på en skala från 1 till 10.
5. Om allvarlighetsgraden är 8 eller högre, koppla omedelbart till jourläkaren.
6. Om allvarlighetsgraden är 4–7, boka en tid samma dag.
7. Om allvarlighetsgraden är under 4, boka en vanlig tid.
8. Läs upp en HIPAA-upplysning.
9. Avsluta samtalet.

Detta är ett arbetsflöde. Varje steg är en nod. Delarna "om allvarlighetsgraden är X" är beslutsnoder som förgrenar sig. Flödet framtvingas – din Finn kan inte råka hoppa över upplysningen eller boka innan allvarlighetsgraden kontrollerats.

Öppna redigeraren

Från instrumentpanelens sidofält: View All Finn → klicka på din Finn → klicka på Edit Workflow.

Redigeraren öppnas i helskärm med:

• En tom arbetsyta i mitten (eller ditt befintliga arbetsflöde om det finns ett)
• Ett verktygsfält till vänster med de nodtyper du kan dra in
• En minikarta nere till höger för att navigera i stora flöden
• Knapparna Spara/Testa uppe till höger

Om detta är ditt första arbetsflöde börjar arbetsytan med enbart en Start-nod. Bygg vidare därifrån.

Byggstenarna

Det finns sex nodtyper. Du drar dem till arbetsytan och kopplar sedan ihop dem med kanter (dra från en nods kant till nästa).

Start

Varje arbetsflöde har exakt en. Samtalet börjar här.

Du kan ange öppningsmeddelandet på Start-noden, eller lämna det tomt och låta din Finns vanliga välkomstmeddelande sköta det.

Say

Din Finn säger något. Bara ord – ingen fråga, ingen väntan.

Exempel: "Tack, jag har allt jag behöver. Vi ses i morgon kl. 15."

Använd Say-noder för bekräftelser, upplysningar och övergångar mellan avsnitt.

Du kan hämta in dynamiskt innehåll med {{contact.name}} (data från målgruppsraden) eller {{state.appointment_time}} (data som din Finn samlat in tidigare under samma samtal).

Ask

Din Finn ställer en fråga och väntar på svaret.

Du konfigurerar:

• Vad som ska frågas – "Vad är ditt födelsedatum?"
• Vilken typ av svar du förväntar dig — fritext, ja/nej, ett tal, ett datum, en enum (välj ett av flera alternativ).
• Var svaret ska sparas — ge det ett variabelnamn, som dob eller severity. Du använder namnet senare.
• Vad som ska hända om svaret inte är rimligt — fråga igen, ge upp och koppla till en människa, osv.

Beslut

En förgrening. Utifrån något som din Finn vet (en sparad variabel, eller vad den som ringer just sa) väljs vilken väg som ska följas.

Tre typer:

• Enkel jämförelse — "om severity >= 8, gå till ER-noden." För när du har ett tal, ett ja/nej eller en tydlig enum.
• Enum-matchning — "om intent är 'cancel', gå till avboka-noden." För när du har samlat in en specifik kategori.
• AI-utvärderad — "lät den som ringde frustrerad?" För när det inte finns något entydigt värde att kontrollera — du låter AI:n avgöra.

Åtgärd

En sidoeffekt. Din Finn gör något, säger inte bara något.

De viktigaste:

• Boka kalender — lägger till en händelse i en ansluten kalender.
• Koppla samtal — lämnar över till en riktig människa.
• Uppdatera CRM — skriver ett fält till HubSpot/Salesforce/Pipedrive.
• Skicka SMS — skickar ett uppföljande sms.
• Webhook — anropar din egen URL (användbart för att hämta live-data — se Integrationer).

Slut

Avslutar samtalet.

Du kan ha flera Slut-noder — en för varje sätt som samtalet kan avslutas på. "Avslutat med bokning", "Avslutat med överkoppling", "Avslutat med nekande". Flera slut är användbart eftersom varje nod blir en egen kategori i din analys.

Grunderna i redigeraren

Arbetsytan fungerar som i de flesta diagramverktyg.

Autospara är avstängt som standard. Glöm inte att spara — vi låter hellre dig välja när du sparar än riskerar att skriva över ett bra läge med en halvfärdig ändring.

Variabler – skicka data genom flödet

Det här är den del som förvirrar folk först. Ta en stund på dig.

När en Ask-nod samlar in ett svar blir svaret en variabel. När en Action-nod returnerar data (t.ex. returnerar en Book Calendar-åtgärd den bokade tiden) blir även det en variabel. Variabler finns kvar under hela samtalet.

Du refererar till dem med dubbla klammerparenteser:

• {{contact.name}} – kommer från raden i målgruppen som samtalet gäller
• {{state.severity}} – samlas in vid den Ask-nod där du sparade till severity
• {{state.appointment_id}} – returneras av en Book Calendar-åtgärd

Du kan placera dem var som helst i en Say-nod, i frågetexten i en Ask-nod, i parametrarna för en Action-nod eller i villkoret för en Decision-nod.

Exempel på Say-nod:

"Uppfattat, {{contact.name}}. Jag har bokat in dig {{state.appointment_time}}. Vi skickar en bekräftelse till {{contact.phone_number}}."

Testa medan du bygger

Du behöver inte bygga klart hela arbetsflödet innan du kan testa. Två alternativ:

Test on Chat – öppnar en textbaserad simulator i webbläsaren. Skriv meddelanden och se hur din Finn svarar. Varje nod visar sina in- och utdata i realtid, så du ser exakt var en gren spårade ur.

Test on Call – ringer upp din telefon. Realistiskt från början till slut. Använd det innan du lanserar till riktiga användare.

Iterera på en liten del → testa → iterera → testa. Försök inte designa allt i förväg.

När något går fel i ett flöde

Några vanliga mönster och hur du åtgärdar dem:

"Den som ringde sa något konstigt och arbetsflödet fastnade"

Det här är det vanligaste problemet. Riktiga uppringare uttrycker sig inte i det format som din Ask-nod förväntar sig.

Lösning: lägg till fallback-kanter på varje Ask-nod. Fallbacken utlöses när svaret inte kan tolkas – fråga igen, avsluta snyggt eller hoppa till en annan del av flödet.

Dessutom: överväg att växla Ask-noden från "exact match" till "AI-evaluated" – då kan modellen tolka omformulerade svar.

"Min Finn låter robotaktig"

Om arbetsflödet mest består av Say-noder på rad efter rad får samtalet inget utrymme att andas.

Lösning: lägg in fria inslag. End-noden har ett alternativ för att lämna över till fri form – när det utlöses lämnar din Finn arbetsflödet och fortsätter samtalet fritt under resten av samtalet med sin vanliga identitet och kunskapsbas.

Arbetsflöden är utmärkta för att ta sig igenom obligatoriska delar. Fri form är utmärkt för allt annat. Blanda dem.

"Variabeln visas som {{state.x}} i transkriptet"

Du har stavat variabelnamnet fel. Say-noden refererar till {{state.severity}} men Ask-noden sparade till severity_score. Se till att de matchar exakt.

"Editorn hackar i stora arbetsflöden"

De flesta flöden med över 30 noder börjar kännas tröga.

Lösning: gruppera delflöden i Group-noder (Pro-plan). Eller dela upp i flera Finns kopplade med Transfer-noder.

Versionshantering – ångra på arbetsflödesnivå

Varje gång du sparar skapas en ny version. Den aktuella versionen är den som nya distributioner använder. Aktiva distributioner fortsätter köra på den version de startades mot.

Så här återgår du: Edit Workflow → History → välj en version → klicka på Restore. Återställda versioner blir den aktuella versionen.

Om du någon gång tittar på ett arbetsflöde och tänker "det här brukade fungera" – kolla historiken innan du misströstar.

Dela och återanvända arbetsflöden

Arbetsflöden exporteras till JSON. Använd detta för att:

• Kopiera ett arbetsflöde från en Finn till en annan (eller från ett utvecklingskonto till ett produktionskonto)
• Versionshantera arbetsflöden utanför plattformen (checka in JSON-filen i git)
• Dela mallarbetsflöden med ditt team

Så exporterar du: Redigera arbetsflöde → ⋯-menyn → Exportera som JSON.

Så importerar du: Redigera arbetsflöde → ⋯-menyn → Importera från JSON.

När du bör hoppa över arbetsflöden helt

Använd inte arbetsflöden för:

• Enkla frågor och svar. Fritt format plus kunskapsbas fungerar bättre.
• "För ett naturligt samtal om X." Fritt format är rätt verktyg.
• Behovsanalyssamtal. Du vet inte i förväg hur samtalet kommer att se ut — låt modellen improvisera.

Använd arbetsflöden för:

• Regelstyrda manus (upplysningsplikt, obligatoriska formuleringar).
• Flerstegsformulär (samla in specifika fält i en bestämd ordning).
• Triagering (dirigera samtalet utifrån tidiga svar).
• Allt du skulle beskriva med orden "måste" och "i den här ordningen."

Nästa

• Skapa en Finn → — grunderna som arbetsflöden bygger på.
• Integrationer → — vad som är möjligt inuti Action-noder.
• Galleri för röst och personlighet → — se vad andra har byggt utan arbetsflöden.