Segreteria interna o servizio di risposta
La segreteria interna è migliore di qualsiasi servizio di risposta in quasi tutto: conosce i pazienti, l'agenda e i dentisti. Il problema non è la qualità, è la simultaneità: può fare una cosa alla volta, e il telefono squilla mentre ne sta facendo un'altra.
Quindi la domanda utile non è se sostituire la segreteria interna. È quali chiamate non avrebbero mai dovuto arrivarle: quelle che arrivano durante un cambio turno, in pausa pranzo, dopo la chiusura, o mentre altre due linee stanno già squillando.
Le chiamate dei nuovi pazienti sono il fatturato
Un paziente esistente che non riesce a mettersi in contatto richiamerà: è già tuo. Un potenziale paziente no. Di solito sta scorrendo una pagina di risultati di ricerca, e lo studio che risponde ottiene una relazione che può durare anni e coinvolgere diversi membri della famiglia.
Questa asimmetria è tutto l'argomento economico, ed è il motivo per cui l'asta a pagamento su questi termini si colloca dove si colloca. Le chiamate che valgono di più sono proprio quelle che meno probabilmente verranno ripetute.
Emergenze fuori orario
Le emergenze odontoiatriche si presentano in un numero ridotto di forme riconoscibili — dolore, gonfiore, trauma, la perdita di una corona o di un'otturazione — il che le rende insolitamente adatte a essere instradate in base all'urgenza dichiarata. Ciò che conta è la regola: quali di queste giustificano uno slot in giornata, quali giustificano la chiamata al dentista reperibile, e quali sono da consiglio e appuntamento all'indomani.
Quando una chiamata ha davvero bisogno di una persona, deve arrivare con il contesto già raccolto invece di ricominciare da capo. È questo che fa un trasferimento assistito , ed è la differenza tra un'escalation e una seconda telefonata.
Integrazione con il gestionale dello studio
È questo a decidere se il servizio fa risparmiare tempo o lo sposta soltanto. Prenotare nel gestionale dello studio sulla disponibilità in tempo reale elimina lavoro; creare un messaggio che qualcuno reinserirà a mano la mattina dopo lo ricolloca, e aggiunge un'occasione di sbagliare.
OpenDental e Dentrix sono tra le integrazioni con le piattaforme elencate. Verifica il comportamento specifico in una demo: un appuntamento reale scritto sulla disponibilità in tempo reale, oppure un'attività per la segreteria. Entrambi sono legittimi; solo uno dei due è ciò che la maggior parte degli studi crede di acquistare.
Costo
Valutalo in base al costo per nuovo paziente prenotato, non per chiamata o per minuto. Uno studio sa più o meno quanto vale un nuovo paziente nel primo anno, e quella cifra è di solito alta rispetto a un canone mensile di risposta telefonica — ed è per questo che la decisione tende a dipendere da quante chiamate di nuovi pazienti si stanno effettivamente perdendo, non dal prezzo.
Fai una stima sul tuo volume di chiamate e sul valore del paziente con il calcolatore del ROI. Il dato che sposta di più il risultato è la quota di chiamate che arrivano quando nessuno può rispondere, e la maggior parte degli studi la sottovaluta perché quelle chiamate non le vede mai.
